【Outlook署名の自動挿入】新規メール・返信にも自動で署名を追加する方法

Outlookで毎回署名を手動で入力していませんか？この記事では、Outlookの署名を自動で挿入する設定方法をわかりやすく解説します。新規メールはもちろん、返信や転送時にも自動で署名が追加されるように設定できます。

Outlookの署名自動挿入とは？

Outlookでは、以下の2つの場面で自動署名の設定が可能です

• 新しいメッセージ作成時
• 返信・転送メッセージ作成時

事前に署名を登録しておけば、これらのメール作成時に自動で挿入されるため、毎回入力する手間が省けます。

Outlookで署名を自動挿入する手順（デスクトップ版）

1. Outlookを開き、[ 設定] → [ アカウント] をクリック
2. [アカウント] → [署名] を選択
3. [署名とテンプレート] ウィンドウで、署名を作成
4. ウィンドウ下部の「既定の署名を選択」で以下を設定
   • 新しいメッセージ：使用したい署名名を選択
   • 返信/転送：使用したい署名名を選択
5. [OK] をクリックして保存

✔ 上記設定で、新規作成や返信時に自動で署名が挿入されるようになります。

Outlook Web版（Outlook on the web）での設定方法

1. Outlook Webを開き、右上の 歯車アイコン（設定）をクリック
2. [アカウント] → [署名] を選択
3. 「電子メールの署名」セクションで署名を入力
4. 以下のチェックボックスを確認
   • メッセージの作成時に自動で署名を追加
   • 返信や転送にも自動で追加
5. [保存] をクリック

複数の署名を使い分けたいときは？

• 複数の署名を作成しておくことで、メールの種類や相手によって切り替えることも可能です。
• 自動挿入は1種類だけですが、手動で別の署名に差し替えることができます。

署名が自動で挿入されないときの対処法

• 設定を保存していない
• メール形式がプレーンテキストになっている
• Outlookのバージョンによる一部不具合

▶ これらの場合は、設定を見直すか、Outlookの再起動を試してください。

まとめ

Outlookの署名自動挿入機能を活用すれば、業務の効率がアップします。メールの印象を整え、送り忘れを防ぐためにも、ぜひ設定しておきましょう。

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Tamaglo

最後までお読みいただきありがとうございます。

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