Outlookで差出人別にメールを自動振り分けする方法｜ルール設定でスッキリ整理

毎日届く大量のメール、重要なものほど見逃しがちになっていませんか？
Outlookでは、差出人ごとに自動でメールを振り分ける設定が可能です。
この機能を活用すれば、重要な連絡を確実に確認でき、作業効率も大きく改善します。この記事では、OutlookアプリとWeb版の両方で差出人別に振り分けを設定する方法を紹介します。

以下に、Outlook（新バージョン）と Outlook（Classic／従来版）の違いに関する注意書き、および各バージョンにおけるメール振り分け（ルール）設定の場所を記載します。

 OutlookとOutlook（Classic）の違いに関する注意書き

注意：Outlookのバージョンによって操作手順が異なります

現在、Microsoftは「新しいOutlook」と「Outlook（Classic）」の2種類のユーザーインターフェースを提供しています。
機能やメニュー構成が異なるため、手順を進める前に使用中のバージョンをご確認ください。

• 「Outlook（新）」：2023年以降に追加された新デザイン。Outlook.comとほぼ同様の操作感。
• 「Outlook（Classic）」：従来のデスクトップアプリ版（Outlook 2016/2019/Office 365など）。

☑ バージョンは画面右上の 「Outlook の新しいバージョンを試す」スイッチ で切り替えが可能な場合があります。

差出人別のメール振り分け設定場所（バージョン別）

Outlook（新しいバージョン）

• 設定場所
  右上の「⚙」設定アイコン →「メール」→「ルール」→「＋新しいルールを追加」
• 手順補足
  GmailのようなWebベースUI。Outlook.comとほぼ同じ設計で、クラウドベースでルールが同期されます。

Outlook（Classic／従来版）

• 設定場所
  「ホーム」タブ →「ルール」→「ルールと通知の管理」
• 手順補足
  Outlookのローカルアプリ（.pstファイル使用）向け。複雑な条件設定や複数ルールの優先度調整が可能です。

補足：バージョンの見分け方

■ Outlookデスクトップアプリでの設定手順

手順1 フォルダーを作成する

1. 左側のナビゲーションから「受信トレイ」を右クリック
2. 「新しいフォルダー」もしくは「新しいサブフォルダー」を選択し、差出人名などのフォルダー名を入力（例：田中部長）

手順2 ルールを作成する

1. メニューの「ホーム」タブから「 設定」→「メール」→「ルール」→「ルールの作成」
2. 「ルールの名前」「差出人」「指定の場所に移動」にチェックを入れる
3. 「 指定の場所に移動」にチェックを入れ、先ほど作成したフォルダーを選択
4. OKをクリックしてルールを保存

ワンポイント

• 差出人はアドレス単位（例：tanaka@example.co.jp）で指定可能
• フォルダー名は複数作成して部署別にも整理できます

Outlook Web版（Outlook.com）での設定手順

1. 画面右上の「 （歯車）」アイコンをクリック
2. 「メール」→「ルール」へ
3. 「新しいルールを追加」をクリック
4. 名前を入力（例：営業部メール振り分け）
5. 「差出人が次の条件に一致」でメールアドレスを指定
6. 「次のフォルダーに移動」を選択し、該当のフォルダーを指定
7. 保存をクリック

トラブル時のチェックポイント

• ルールが反映されない場合は、上位のルールが優先されている可能性があります
• モバイルアプリでは一部ルールが反映されない場合があります（WebやPCで設定が確実）
• 複数の条件を同時に指定した場合、競合で意図しない動作になることもあります

受信トレイをさらに快適に使うコツ

• 「色カテゴリ」や「フラグ」と併用すると、さらに視認性UP
• フォルダー名は用途が分かるよう簡潔に（例：「請求書_山田」など）
• 定期的にルールを見直すことで不要な分類を防げます

まとめ

Outlookで差出人別にメールを振り分けることで、受信トレイの見通しが良くなり、必要なメールにすぐアクセスできるようになります。
業務効率の向上はもちろん、重要なやり取りの見逃しも防げるので、今すぐ設定してみてください。

Tamaglo

最後までお読みいただきありがとうございます。

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